Delegação
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Os Benefícios da Delegação
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Quem beneficia |
Benefícios da Delegação |
O próprio + A Equipa |
Melhora o nível de confiança e comunicação entre o gestor e a Equipa
Alcança objectivos que requerem esforço colectivo cooperativo |
A organização |
Poupa recursos, assegurando que as tarefas são alocadas às pessoas certas, no nível hierárquico adequado
Aumenta a produtividade e eficiência geral, dando melhor uso aos recursos da organização |
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Três Argumentos comuns contra a Delegação
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Argumento |
Resposta |
“É mais fácil fazer eu, do que organizar, explicar e monitorizar” |
Esta é uma visão de curto prazo. Em geral, o tempo gasto a planear um projecto é útil e, ao longo do tempo,
os seus colaboradores terão a capacidade de assumir mais responsabilidades na estruturação e planeamento das suas próprias missões. |
“Não tenho confiança nos meus colaboradores” |
Comece por delegar pequenas tarefas e projectos que lhe permitirão ganhar confiança gradualmente. |
“Os meus colaboradores vão rejeitar o trabalho a mais” ou “Os meus colaboradores esperam que seja eu a resolver os problemas e tomar decisões” |
Faça a gestão das expectativas. Torne claro que o seu papel é apoiar os seus colaboradores na tomada de decisões autónoma.
Torne também claro que isto significa que eles terão mais oportunidades de ter novos e interessantes trabalhos. Assegure-se que acompanha os assuntos. |
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Passos a seguir
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para delegar na pessoa certa
para comunicar uma missão delegada
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para delegar na pessoa certa:
- Esteja informado sobre as competências necessárias para tarefas ou funções específicas.
- Familiarize-se com os seus próprios pontos fortes e fracos e os da sua equipa:
- Não tenha receio de aproveitar as capacidades de mais do que uma pessoa para completar uma tarefa;
- Desafie os seus colaboradores com missões que testam as suas capacidades, para que possam descobrir novas capacidades;
- Mantenha-se a par de capacidades ou competências especiais, a que possa recorrer para projetos especiais.
- Coordene as capacidades de todos, de forma a alcançar o ajuste mais complementar (juntar as melhores equipas).
- Se necessário, procure recursos fora do seu próprio grupo; não se esqueça da sua chefia como um possível recurso.
- Considere o uso de recursos fora da sua organização (consultores externos ou trabalhadores temporários).
para comunicar uma missão delegada:
- Combine uma reunião presencial com a pessoa a quem vai delegar uma tarefa;
- Descreva claramente a tarefa, projecto ou função;
- Estabeleça e concorde em padrões de desempenho, medidas de sucesso e os níveis de prestação de contas;
- Defina os recursos e apoio que estarão disponíveis;
- Identifique a necessidade de alguma formação ou coaching específico, e descreva como será dado;
- Defina claramente o nível de autoridade a ser delegado;
- Concorde na definição de parâmetros para acompanhamento e feedback.
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O que não delegar
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- Planeamento, direcção, e motivação da equipa;
- Avaliação do Desempenho dos Colaboradores;
- Lidar com negociações complexas com os Clientes;
- Realizar tarefas que requerem o seu conjunto específico de competências técnicas;
- Recrutar e dispensar Colaboradores e ajudar os seus reportes directos a desenvolver as suas carreiras.
Fonte: AAVV, Delegating Work, Harvard Business Press, Boston, 2008.
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Mudar de Empregador
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Pilares de um Onboarding Eficaz
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Orientação para a Empresa
Ligação aos Stakeholders
Alinhamento de Expectativas
Adaptação Cultural
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Orientação para a Empresa
Conhecer a empresa como um todo, e não apenas a área onde se trabalha; produtos, marcas, modelo operativo, sistemas de planeamento e avaliação de desempenho, etc.:
- Logo que possível, consiga acesso à informação disponível publicamente sobre resultados financeiros, produtos, estratégia e marcas;
- Identifique fontes de informação adicionais, tais como websites e relatórios de análise;
- Se for apropriado para o seu nível, peça que lhe preparem um relatório de briefing;
- Se possível, agende visitas às principais instalações da empresa, para se familiarizar antes da entrada formal.
Ligação aos Stakeholders
Identificar os principais stakeholders e criar relações de trabalho produtivas verticais (chefia) e laterais (pares):
- Peça à sua chefia para identificar e para o apresentar a algumas pessoas chave, com quem deve criar relação desde o início;
- Se possível, encontre-se com alguns stakeholders antes da entrada formal;
- Assuma o controlo da sua agenda e marque reuniões desde o início com os principais stakeholders;
- Tenha o cuidado de cultivar relações laterais (pares e outros), e não apenas verticais (chefia e reportes diretos).
Alinhamento de Expectativas
Confirmar e reconfirmar expectativas depois de entrar na empresa – "recrutar é romance, trabalhar é casamento" ("recruiting is like romance and employment is like marriage"):
- Compreenda e envolva-se no planeamento e gestão do desempenho;
- Mesmo que pense que é claro o que deve fazer, agende na primeira semana de trabalho uma conversa com a sua chefia para clarificar expectativas;
- Tenha conversas explícitas sobre estilos de trabalho com as chefias e reportes diretos tão cedo quanto possível.
Adaptação Cultural
Tanto à cultura da empresa como à subcultura do departamento onde se insere:
- Durante o recrutamento, faça perguntas sobre a cultura da empresa;
- Agende reuniões com a sua nova chefia e com a área de RH para discutir a cultura de trabalho e contacte-os regularmente;
- Identifique pessoas dentro da organização que possam ser "intérpretes da cultura";
- Ao fim de trinta dias, faça uma avaliação informal a 360º com a sua chefia e pares para analisar a forma como a integração está a correr.
WATKINS, Michael D. , The First 90 Days - Proven Strategies for Getting Up to Speed Faster and Smarter (updated and expanded edition), Boston, Harvard Business Review, 2013.
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Os Primeiros 90 Dias
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Avaliação dos Principais Desafios
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Avaliação dos Principais Desafios
Principais Desafios |
Perguntas de Diagnóstico |
Prepare-se |
Está a adoptar a mentalidade mais apropriada para o novo emprego e a deixar para trás o passado? |
Acelere a Sua Aprendizagem |
Está a definir o que precisa de aprender, com quem aprender, e como acelerar o seu processo de aprendizagem? |
Adeque a Sua Estratégia à Situação |
Está a diagnosticar o tipo de transição que enfrenta e as implicações para o que deve fazer e o que não deve fazer? |
Negoceie o Sucesso |
Está a desenvolver a sua relação com o seu novo chefe, a gerir expectativas e a mobilizar os recursos de que necessita? |
Assegure Vitórias Iniciais |
Está focado nas prioridades vitais que fazem avançar os seus objetivos de longo prazo e fomentam a dinâmica no curto prazo? |
Alcance Alinhamento |
Está a identificar e corrigir desalinhamentos frustrantes na estratégia, estrutura, sistemas e competências disponíveis? |
Crie a Sua Equipa |
Está a avaliar, reestruturar e alinhar a sua equipa para alavancar os objetivos que pretende alcançar? |
Crie Alianças |
Está a criar uma base de apoio interna e externa para as suas iniciativas, para que não esteja a carregar "o peso do mundo" sozinho? |
WATKINS, Michael D. , The First 90 Days - Proven Strategies for Getting Up to Speed Faster and Smarter (updated and expanded edition), Boston, Harvard Business Review, 2013.
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Considerar uma Carreira Internacional
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Recomendações para uma Carreira Internacional
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Reunindo os contributos de um grupo de profissionais portugueses com carreiras internacionais, a ELPing preparou um conjunto de recomendações para quem procura uma carreira internacional.
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Reunindo os contributos de um grupo de profissionais portugueses com carreiras internacionais, a ELPing preparou um conjunto de recomendações para quem procura uma carreira internacional.
Veja-as aqui!
Há duas principais formas de começar uma carreira internacional:
- Trabalhando numa empresa multinacional no seu próprio país e depois "dar o salto";
- Estudando numa Universidade estrangeira e sendo recrutado lá.
Outras formas (candidaturas diretas, empresas de executive search, etc.) não são tão eficazes, uma vez que falta o "selo de certificação" que as duas formas acima proporcionam.
Faça esta Experiência no Início da Sua Carreira
Características para o Sucesso:
- Sentido de aventura, mente aberta e flexibilidade;
- Capacidade de sair da sua zona de conforto;
- Gosto por viajar;
- Capacidade de lidar com a adversidade;
- Humildade;
- Resiliência e persistência;
- Capacidade de absorver parte da cultura local;
- Paixão pelo que se faz e capacidade de transmitir a paixão à equipa;
- Conhecimento de duas ou três línguas estrangeiras; proficiência na língua local é fundamental para a integração;
- Não ter receio de "dar nas vistas" pelas competências profissionais, atitude trabalhadora e humilde.
Dicas
Mercado de Trabalho:
- Encontre um trabalho que o realize e em que seja muito competente;
- Em termos de carreira, é melhor um retrocesso no curto prazo e apostar na via mais correta para o longo prazo;
- Assegure-se de que existe adequação entre a sua experiência e a posição que vai ocupar;
- Muitas competências de gestão são universais; cabe-lhe a si conhecer as suas forças e áreas a melhorar e posicionar-se da melhor forma – tal como faria no seu próprio país;
- É preciso uma experiência sólida e conhecimento adquirido através dos seus próprios erros. Nos países emergentes, o negócio e as carreiras são tão acelerados que os profissionais locais não têm tempo para aprender porque não podem falhar;
- O mercado de trabalho global prefere expatriados que já tiveram várias experiências fora dos seus países, porque o risco de uma aculturação excessiva é menor;
- A primeira expatriação é a mais difícil; está-se a competir num Mercado maior e mais competitivo. Habituar-se a novas culturas torna-se mais fácil à medida que se torna culturalmente mais rico e diverso;
- Não faça pré-julgamentos sobre locais e pessoas que não conhece e esteja aberto a novos desafios (mesmo em locais improváveis);
- Molde a sua carreira com base no que consegue fazer e não apenas no que sabe. O conhecimento é importante mas ainda mais crítica é a capacidade de aprender coisas novas todos os dias;
- Línguas: para uma carreira global de sucesso precisa de ter um bom inglês; para trabalhar na América Latina, aprender formalmente Castelhano é imprescindível. A capacidade de escrever bem também é essencial: dizer o que realmente se quer é essencial em qualquer área de negócio;
- Seja direto! Os portugueses tendem a usar rodeios. É necessário adaptarmo-nos às circunstâncias e usar inteligência emocional para encontrar a forma mais eficaz de transmitir a mensagem.
Novo Ambiente de Trabalho:
- Seja humilde e pergunte muitas vezes... E sobretudo ouça, de forma a poder incorporar e fazer de forma diferente;
- Rodeie-se de boas equipas;
- Conheça a cultura local: questões simples, como motivar a equipa ou relacionar-se com os colaboradores, podem ser muito diferentes de Portugal;
- Questione-se constantemente sobre o que está a ser feito: mercados, consumidores e concorrentes diferentes podem levar a resultados diferentes. A mesma solução não se aplica a todo o lado;
- Manter uma mente aberta e desenvolver a capacidade de desafiar ideias, não as pessoas;
- Os Portugueses conseguem por vezes criar soluções inovadoras ("desenrascar") que Ingleses e Alemães não conseguiriam. Embora seja bom, não é suficiente. Associe isto à capacidade de planear e executar de forma rigorosa. Uma ação não estruturada em mercados 10, 20 ou 100 vezes maiores não vai certamente funcionar.
Regresso:
- Esteja aberto à possibilidade de não regressar;
- Mantenha uma rede de contactos ativa em Portugal, através de Skype, LinkedIn e encontros em conferências; assim poderá manter-se a par do mercado nacional e, caso queira regressar, ter possibilidade de adotar um posicionamento adequado;
- Planeie o regresso com alguma antecedência, entre seis meses a um ano, dependendo do sector;
- Regressar: para a mesma empresa? Haverá uma posição? Será uma função interessante ou equivalente a que ocupou antes da expatriação? Isto é especialmente relevante numa empresa multinacional cuja operação em Portugal seja mais pequena do que nos países onde trabalhou como expatriado.
Outras:
- Um pouco de sorte;
- Faça um planeamento financeiro de longo prazo (pensões, impostos, etc.);
- Dê um salto de confiança mesmo por uma oportunidade que possa parecer menos promissora.
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Aspetos Práticos a Ter em Consideração
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- Caso mantenha o contrato de trabalho em Portugal, deverá acrescentar uma Adenda que especifique o alcance da missão internacional, a sua duração e condições financeiras;
- Se for redigido um novo contrato, deverá ter em consideração os anos de antiguidade na empresa; em alguns casos o pagamento de um valor está associado a uma cláusula de não-competição (não trabalhar numa empresa concorrente durante um determinado período de tempo após sair da empresa);
- Para maximizar a pensão de reforma que vai receber no futuro, é importante inscrever-se como contribuinte voluntário na Segurança Social portuguesa (caso toda a remuneração seja obtida no exterior); outra alternativa é receber uma parte do salário em Portugal;
- Seguros de vida, viagem e saúde, extensivos aos membros da família; o European Health Card (quando dentro da Europa) é recomendável;
- Deverá ser proporcionada a frequência de uma escola internacional para as crianças; caso a família apenas se desloque mais tarde, o pagamento deve contemplar a frequência de uma escola internacional no país de origem, de forma a proporcionar uma transição mais suave;
- Prever anualmente duas a três viagens de avião em classe executiva (correspondendo a seis em classe turística);
- Deverá ser proporcionada habitação e pagamento das despesas das mudanças (pelo menos dos bens pessoais mais relevantes);
- Uma empresa especializada no tema deverá dar apoio fiscal durante a missão internacional e no ano após o regresso a Portugal.
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Expatriações com a Família
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- Analise o sistema de suporte que a sua família tem atualmente, tal como médicos, advogados, dentistas, babysitters, explicadores, etc.; faça um inventário, identifique prioridades e invista em conseguir substitutos rapidamente;
- Ajude o seu cônjuge a retomar a sua vida habitual. O seu cônjuge pode ter deixado o seu antigo trabalho com a intenção de conseguir um novo após a deslocação. Para acelerar o processo, negoceie antecipadamente com a sua empresa algum apoio na busca de emprego;
- Calendarize a deslocação da família cuidadosamente. Para as crianças é difícil mudar a meio do ano escolar. Considere esperar até ao fim do ano escolar, mesmo que implique uma separação temporária e o cansaço adicional das deslocações. Assegure-se de que o seu cônjuge tem apoio extra para aliviar o fardo adicional na sua ausência;
- Restabeleça os rituais familiares logo que possível e mantenha-os durante a transição. A ajuda por parte dos membros da família preferidos pode fazer a diferença;
- Invista em conhecer melhor a cultura local. Se se expatriou, obtenha aconselhamento profissional sobre a transição cultural. O isolamento é um risco maior para a sua família caso existam barreiras linguísticas e culturais;
- Contacte os serviços de apoio da sua empresa, se existirem, logo que possível. Apesar deste apoio se limitar geralmente a ajudar a encontrar casa, fazer a mudança e localizar escolas, este apoio já é considerável.
Adaptado de WATKINS, Michael D. The First 90 Days - Proven Strategies for Getting Up to Speed Faster and Smarter (updated and expanded edition), Boston, Harvard Business Review, 2013.
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Aperfeiçoar a Sua Equipa
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Criar Equipas Eficientes
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"... Os Membros de Equipas Verdadeiramente Eficientes"
Como Identificar as Áreas de Melhoria?
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"... Os Membros de Equipas Verdadeiramente Eficientes
- Têm confiança mútua.
- Envolvem-se na discussão de ideias de forma aberta e sem filtros.
- Comprometem-se com decisões e planos de ação.
- Pedem contas uns aos outros pelo cumprimento dos planos.
- Focam-se no atingimento de resultados coletivos."
Como Identificar as Áreas de Melhoria?
Ausência de Confiança |
Deriva essencialmente da indisposição dos membros da equipa a mostrar vulnerabilidade dentro do grupo. Quando não existe abertura genuína em relação a erros e fraquezas é impossível haver confiança. |
Medo do Conflito |
Ausência de um debate de ideias aberto e sem filtros, antes recorrendo a discussões veladas e comentários contidos. |
Falta de Compromisso |
Sem a expressão das suas opiniões, os membros da equipa têm mais dificuldade no buy in e no compromisso em torno das decisões, mesmo que haja um aparente consenso. |
Fuga à Prestação de Contas |
Dificuldade de exigir responsabilidade aos membros da equipa quando não há um plano de ação que reúna uma concordância real. |
Desatenção aos Resultados |
Ocorre quando os membros da equipa colocam as suas necessidades individuais (como o ego, desenvolvimento da carreira ou necessidade de reconhecimento) ou necessidades das suas áreas acima dos objetivos coletivos da equipa. |
Adaptado de LENCIONI, Patrick - Os Cinco Desafios de uma Equipa, Lisboa, Smartbook, 2009
LENCIONI, Patrick - Overcoming the Five Dysfunctions of a Team, San Francisco, Jossey-Bass, 2005
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Passos para Lidar com a Resistência à Mudança
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- Incentivar as pessoas a expressar abertamente os seus sentimentos e pensamentos sobre a mudança...
- Quando a resistência ocorre, escute atentamente...
- Trate a resistência como um problema a resolver, e não como uma falha de caráter...
- Depois de entender a natureza das suas preocupações, reúna as pessoas para discutir e lidar com os problemas de que se apercebeu...
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- Incentivar as pessoas a expressar abertamente os seus sentimentos e pensamentos sobre a mudança. Crie um ambiente de trabalho que promova uma comunicação aberta e a troca de ideias. Promova ativamente a comunicação com os colaboradores – através de conversas de corredor informais, reuniões individuais mais formais, e-mails ou outros canais - e pergunte-lhes como estão a gerir o esforço exigido pela mudança.
- Quando a resistência ocorre, escute atentamente. Embora seja importante explicar os benefícios de um programa de mudança, os colaboradores que são resistentes à mudança nem sempre querem ouvir uma explicação das razões pelas quais mudança é necessária. Em vez disso, esforce-se por entender a sua resistência, explorando as suas preocupações e levando os seus sentimentos e comentários a sério.
- Trate a resistência como um problema a resolver, e não como uma falha de caráter. As pessoas que resistem à mudança podem fornecer informações valiosas sobre um programa de mudança - informação de que você pode não estar ciente. Por exemplo, pode revelar uma consequência inesperada de uma alteração projectada que poderia resultar numa potencial ameaça a uma unidade ou a toda a organização. Em vez de tratar a pessoa que resiste à mudança como alguém negativo ou inflexível, tente entender a sua lógica e fontes de motivação. Se o fizer, pode abrir novas possibilidades inesperadas para implementar a mudança.
- Depois de entender a natureza das suas preocupações, reúna as pessoas para discutir e lidar com os problemas de que se apercebeu. Se as pessoas sentem que foram ouvidas e tiveram a oportunidade de discutir problemas e sugerir soluções, são mais propensas a apoiar as decisões em torno da iniciativa de mudança. Resolva todos os problemas com frontalidade e proporcione às pessoas tanta informação quanto possível.
HILL, Linda A., Managing Change, Boston, Harvard Business Review, 2009, p. 51.
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Gerir Reuniões
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Cinco Iniciativas Essenciais
Agenda
As Minutas Devem Incluir
Algumas Sugestões
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Cinco Iniciativas Essenciais:
- Planear as reuniões antecipadamente;
- Preparar a agenda;
- Avisar os participantes;
- Controlar as discussões;
- Resumir e guardar as conclusões.
Agenda:
- Ordene os pontos da agenda de forma lógica;
- Defina os tempos para cada assunto com base na sua importância, não na sua urgência – defina o tempo no início de cada tópico;
- É preferível uma agenda mais longa, mas que defina com mais exatidão em que consiste cada ponto e permita a preparação prévia dos participantes. Pode ser útil uma breve explicação da razão pela qual cada tópico deve ser discutido e categorizá-lo de acordo com três classificações: Informação, Discussão ou Decisão;
- Envie a agenda com antecedência, mas não antecedência demasiada. Os participantes devem poder preparar-se e levar algumas anotações sobre os tópicos que vão ser tratados.
As Minutas Devem Incluir:
- Data, hora e local da reunião;
- Nome dos presentes e razões de ausências;
- Todos os tópicos discutidos e todas as decisões;
- Se houve ações decididas, nome das pessoas responsáveis;
- As principais razões que levaram às decisões;
- A hora a que a reunião terminou;
- A data, hora e local da próxima reunião.
Algumas Sugestões:
- Confirmar as presenças na véspera;
- Estabelecer regras de funcionamento;
- Medir o sucesso das reuniões pelo rácio de ações concretas por nº de horas x nº de pessoas; calcular o custo das reuniões.
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Ter uma Atitude Empreendedora
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Empreendedorismo em Português
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«A Alma do Negócio», Empreendedorismo em Português
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«A Alma do Negócio», Empreendedorismo em Português
Foi recentemente editado por Sofia Ramos (editora Sabedoria Alternativa) a obra "A Alma do Negócio". O livro reúne um conjunto de contributos de 29 autores, na sua maioria portugueses, que tratam, de diferentes perspetivas e com a riqueza de percursos muito distintos, dos desafios do empreendedorismo.
Testar a ideia, lidar com a burocracia e encontrar financiamentos, saber atrair "Business Angels" e captar outros apoios, aspectos jurídicos, gestão do negócio e aprender com os erros são algumas das questões debatidas.
Complementarmente, foi criado um site, aalmadonegocio.pt, que servirá como base para a organização de eventos, disponibilização de conteúdos e outras iniciativas relacionadas com o empreendedorismo.
O projeto conta com o apoio da FLAD - Fundação Luso-Americana para o Desenvolvimento.
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Criar a Equipa
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Sete características distintivas dos Empreendedores, que os ajudam a criar Equipas:
- Capacidade de Comunicar a Sua Visão
- Compreensão das Fontes e Utilizações do Poder
- Desejo de Corresponder às Necessidades dos Outros
- Capacidade de Delegar Autoridade
- Tolerância à Experiência e Erro
- Capacidade de Atrair Pessoas que Complementam as Suas Competências
- Capacidade de Motivar Cada Membro da Equipa
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Sete características distintivas dos Empreendedores, que os ajudam a criar Equipas:
- Capacidade de Comunicar a Sua Visão
A razão de ser da Equipa é constituída pela missão, filosofia, objetivos e valores partilhados, definidos pelo líder e ratificados pelos membros da Equipa. Quando há sobre-crescimento ou redução da organização, é um desafio especialmente difícil manter a visão acesa. Tem de ser claramente definida e transmitida com clareza e repetidamente.
- Compreensão das Fontes e Utilizações do Poder
A capacidade de superar o ego é essencial na gestão de pessoas. Assiste-se, hoje, a uma certa contradição: as pessoas reconhecem a necessidade de trabalhar em cooperação, mas ao mesmo tempo sentem uma necessidade infantil de se sobrepor – "geração mimada". Evitar rodear-se de "yes men" – poucas pessoas criativas, ambiciosas e trabalhadoras estão dispostas a trabalhar com uma prima-dona.
- Desejo de Corresponder às Necessidades dos Outros
É preciso compreender a necessidade dos seus colaboradores. Houve uma revolução nos valores e atitudes no local de trabalho. O colaborador de hoje em dia não aceita ser tratado com os métodos de chefia antigos; não aceita burocracias desnecessárias e é cético em relação à autoridade. No seu trabalho pretende desenvolver-se, através de desafios, e criar um sentido de pertença. As pessoas querem: autonomia, igualdade de oportunidades, participação no lucro, um trabalho com significado; e sentido de pertença e filiação.
Se não observou esta realidade, é provável que não esteja a recrutar corretamente, ou que esteja a criar um ambiente adverso à inovação.
- Capacidade de Delegar Autoridade
A autonomia no trabalho é o fator mais valorizado para a satisfação com o trabalho – mais até do que a remuneração.
- Tolerância à Experiência e Erro
Os inovadores sabem que o sucesso resulta da experiência, e que o erro é uma possível consequência. Não pode haver "castigo" depois do erro, mas antes espaço para discutir e ver o que se poderia fazer diferente. As pessoas devem sentir que é possível falar e transmitir as suas ideias.
- Capacidade de Atrair Pessoas que Complementam as Suas Competências
"Nunca se deve contratar alguém que não seja melhor do que você na área para que o vai contratar." É necessário reconhecer as próprias limitações, para escolher as pessoas certas.
- Capacidade de Motivar Cada Membro da Equipa
Há vários tipos de programas de motivação que se refletem na remuneração, mas o reconhecimento é essencial, e não pode ser apenas uma vez por ano!
Adaptado de Breakthrough Thinking
Denis Waitley, Nightingale-Conant Corp, 2007
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